L’informatica utile alla PA: il Time Tracking

di Emidio Picariello.

Foto di lucamascaro

Abbiamo in in più di una occasione affrontato l’argomento di come la pubblica amministrazione debba utilizzare software libero al suo interno, allo scopo sia di risparmiare, sia di essere più efficiente nella produzione di programmi che poi possano virtuosamente essere riutilizzati all’interno di altre PA. Nel confronto con altre persone che si occupano sia di politica che di pubblica amministrazione mi sono reso conto del fatto che è giunto il momento di fare una precisazione che troppo spesso sfugge agli amministratori e che invece è chiara ormai nell’ambito privato: l’informatica è uno strumento indispensabile per far funzionare le cose.

Ancora oggi alcuni dirigenti della PA e soprattutto alcuni politici considerano tutto quello che ruota intorno all’informatica – nella migliore delle ipotesi – un buono strumento di comunicazione, e ignorano del tutto che una organizzazione ha bisogno di strumenti efficaci per svolgere il proprio lavoro.

La cosa sorprendente è che ci sono dei software – e quindi dei pezzi di organizzazione – che sono del tutto naturali nel settore privato e che invece sono praticamente inesistenti nella pubblica amministrazione.

L’esempio più eclatante è quello del time tracking. In questo momento non sono disponibili software a riuso per la pubblica amministrazione che si occupino di questo aspetto e mi risulta che solo pochi enti si stiano attrezzando in questo senso.

Analizziamo per esempio l’attività di un Comune. Ogni anno viene approvato un PEG-PDO (Piano Esecutivo di Gestione – Piano Dettagliato degli Obiettivi) che contiene al suo interno gli obiettivi che l’ente si prefissa di ottenere. Alcuni di questi obiettivi sono legati a progetti finanziati con fondi europei, regionali o nazionali. Gli obiettivi sono affidati ai dirigenti e quindi ai responsabili di P.O. (Posizione Organizzativa). Il personale affidato a ogni responsabile svolge i compiti. Una parte della retribuzione dei dipendenti – di tutti, dal dirigente all’esecutore materiale – è legata al fatto che i compiti, a fine anno, siano stati effettivamente portati a termine. Fin qui l’organizzazione è molto simile a quella di grandi strutture private. Nei Comuni di piccole dimensioni, chiaramente, i ruoli sono molto più sfumati di così, ma la sostanza rimane invariata.

Nelle aziende private, quasi sempre a un progetto corrisponde un cliente, il quale alla fine pagherà per quello che l’azienda realizza. Questo vuol dire che l’azienda deve sapere esattamente come è composto il costo del prodotto/servizio in modo da poter chiedere al cliente i soldi necessari a coprirlo più quelli che costituiscono una quota di profitto. In questi costi è necessario includere anche quelli del personale. Soprattutto quando l’azienda non svolge una attività seriale, per la quale il peso del personale è costante nel tempo, ogni volta è necessario che chi lavora rendiconti l’attività che svolge su ogni progetto. In questo modo, incrociando i dati con quelli del costo aziendale della retribuzione, è possibile stabilire chiaramente quanto costa il singolo progetto.

Eccoci arrivati al time tracking, ovvero allo strumento di rilevazione del tempo impiegato, che è quindi largamente diffuso. Ciascun impiegato – o anche operaio, quando le attività, come dicevamo, non sono ripetitive – associa nel sistema informatico il tempo che ha dedicato a ciascun progetto – nel caso di un Comune, a ciascuna voce del PEG-PDO che gli è assegnata.

Questo genere di strumento però, dicevamo, per quanto possa sembrare da questa descrizione inevitabile, è estremamente difficile da introdurre nella pubblica amministrazione e incontra sopratutto le resistenze sindacali che lo vedono come un mezzo di controllo del dipendente invece che come un mezzo di controllo dell’attività.

E’ uno strumento che consente anche di valutare l’efficienza dei dipendenti? Certamente. Ma in questo senso è una opportunità, più che una vessazione, per i dipendenti stessi. I dipendenti pubblici stessi dovrebbero essere contenti di poter sfatare – carte alla mano – il luogo comune che li vuole scarsamente produttivi. Non c’è nulla di irragionevole né di controllante nel chiedere loro di rendicontare la propria attività quotidiana e il vantaggio in termini di gestione complessiva che si ottiene è di gran lunga superiore allo sforzo che si richiede.

 iMille.org – Direttore Raoul Minetti